Dans l’univers Atlassian, la migration Cloud est incontournable puisque l’éditeur met fortement en avant cette offre par rapport à une offre On Premise (Datacenter) voulue moins attractive, et réservée aux organisations ayant encore un besoin stratégique de garder un contrôle total sur leurs données. Dorénavant, l’offre Cloud Atlassian n’impose que très peu de limites sur les fonctionnalités, le nombre d’utilisateurs, et même le marketplace de plus en plus fourni. Les barrières la migration vers le Cloud sautent, mais cela reste une entreprise à préparer sérieusement pour maintenir le niveau de service, et si possible l’améliorer. Un process est à suivre pour garantir tout le succès de la migration :
1 – Auditer
Il s’agit avant toute chose de faire le bilan de la plateforme actuelle : nombre d’utilisateurs, volumétries (projets ou espaces, pages pour Confluence, tickets pour Jira), fonctionnalités et applications marketplace utilisées.
Sur l’aspect fonctionnel, il s’agit donc de mesurer le gap fonctionnel qui peut exister entre l’existant et la plateforme cible. Quelles sont alors les fonctionnalités actuelles cruciales? Les applications marketplace sont elles toutes réellement utilisées? Il existe aujourd’hui un écart important entre l’offre Cloud et une ancienne version Server qui a pu être augmentée d’applications marketplace. Il y a alors un travail de mapping à faire pour déterminer l’offre Cloud la plus adaptée, et quelles applications marketplace seront nécessaires.
La question de la reprise des données est un sujet important, et concerne surtout celles liées aux applications marketplace qui peuvent impliquer des pertes notamment quand il est nécessaire de changer d’application pour un usage identique.
Enfin, vient la question du coût. Par rapport à l’offre Server, la licence Cloud sera automatiquement plus importante, mais il faut savoir mesurer les économies induites (hébergement, maintenance, etc.). De nouvelles dépenses induisent de nouvelles économies, et une réorganisation est souvent nécessaire.
2 – Planifier
Avec les idées claires sur l’étendue du travail à réaliser, il s’agit maintenant de planifier les choses. Une migration doit être stratégiquement pensée et étalée dans un temps raisonnable. En fonction de la volumétrie et de la complexité, elle peut prendre entre 2 et 12 mois.
Cette phase inclue les temps de test des plateformes Cloud pour valider son choix qui peut porter sur les versions Standard, Premium ou Entreprise en fonction de ses besoins fonctionnels, de sécurité, de performances.
Il s’agit également de décider d’une migration complète, par phases, ou partielle si nécessaire. Un fonctionnement par lots d’espaces est souvent recommandé.
La plateforme existante doit être prête à être migrer à ce stage. Le « nettoyage » des contenus par les chefs d’espaces est à initier dès que la décision de migration a été prise. Ainsi les équipes et les contenus se préparent à la migration.
3 – Tester
Cette étape consiste à valider les fonctionnalités et le process de migration.
Cela concerne d’abord la gestion des identités et le système de SSO si besoin. Les fonctionnalités sont validées auprès d’utilisateurs sélectionnés : changements d’interfaces, nouvelles apps marketplace, etc.
Aussi, les process de migrations sont testés. Un lot de contenus test est alors envoyé vers la plateforme cible afin de valider le fonctionnement, et corriger certains comportements avant de passer à une migration globale.
A ce stade, le plan de migration est mis à jour et la migration effective peut démarrer
4 – Migrer
La migration effective inclue la communication globale du début du travail avec l’implication des parties prenante. Même l’éditeur Atlassian devrait être informé en cas de problème.
Les applications marketplace sont installées, et bien sûr un assistant logiciel existe pour la migration effective des contenus. En fonction des apps, la migration de contenu peut être possible aussi. Sinon, des interventions manuelles sont souvent nécessaires.
La migration se fait en général par lots en gardant les plus sensibles à la fin quand les ajustements ont pu être faits au fur et à mesure sur des lots moins sensibles. Dans une démarche agile, la migration s’optimise au fil des itérations.
5 – Lancer
Les contenus et fonctionnalités migrées, le lancement global reste à faire. Il s’agit d’impliquer tous les utilisateurs via des communications, des sessions de formations aux nouvelles fonctionnalités et apps, changements d’interfaces, etc.
A ce stade, l’ancienne application passe en mode lecture uniquement!
6 – Optimiser
La nouvelle plateforme Cloud ouvre de nouvelles perspectives!
Les éditions Cloud Atlassian ont leurs propres innovations, notamment l’IA. Aussi, le marché d’applications soutenu par les éditeurs tiers est grandissant et a vocation à dépasser le marketplace Server et Datacenter sur le nombre d’applications et les innovations.
