Le Work Management est un terme utilisé depuis peu pour désigner des usages collaboratifs et un marché logiciel. Il recouvre en partie les usages Digital Workplace et en est également complémentaire. En effet, le Work Management se focalise uniquement sur le travail ensemble (les projets, la connaissance, la conversation, … ) et laisse de côté les aspects purement communication (descendante, donc) propres à la Digital Workplace. Voyons plus précisément de quoi il s’agit.
Les usages du Work Management
1 – Circulation de l’information
La circulation de l’information est la capacité de la solution à distribuer l’information de façon transverse entre les collaborateurs. Il ne s’agit pas ici de communication descendante. L’information est partagée de personne en personne, de groupes en groupes. L’information circule grâce au réseau. Cet usage est entré dans l’outillage collaboratif avec les réseaux sociaux d’entreprise, et fait maintenant partie des bases d’une solution collaborative un tant soit peu polyvalente. Aujourd’hui, les outils sont matures dans ce domaine, mais certains continuent d’innover en gardant cet objectif comme leitmotiv. Les fonctionnalités de conversation et de partage rapide de ressources sont la base de l’usage. La bonne circulation de l’information dans l’organisation passe par une mise en scène très tournée vers la conversation, donc une interaction facilitée entre les collaborateurs. Les flux d’activité dans lesquels on peut partager rapidement des ressources, et commenter / converser autour des ressources partagées favorise cet objectif de maintenir le lien entre les employés et de faire circuler l’information. De façon générale, tous les aspects sociaux permettent de réduire les distances entre les collaborateurs : likes, commentaires, mise en avant des profils, etc. Surtout, les messageries instantanées sont les plus efficaces pour permettre un dialogue entre les équipes dans des salons de conversation dédiés. Centrés autour d’un projet, d’un département ou une activité, les salons de conversation permettent le dialogue informel, indispensable au maintien du lien entre les collaborateurs.
Afin d’amener l’utilisateur à partager du contenu, ou à réagir aux autres, c’est d’abord l’interface qui doit lui donner envie, et ne pas le contraindre à trop d’obligations avant la publication quitte à simplifier au maximum les possibilités, parfois au détriment de la couverture fonctionnelle. C’est la logique du flux d’activité depuis lequel on peut partager différents types de ressources qui fait référence. Le principe a fait ses preuves et permet un réel engagement de l’utilisateur. Ensuite les fonctions annexes aux partages font le travail de la durée de vie et la mise en avant des ressources partagées : Likes, commentaires, repartage dans un autre espace, mise en favoris ou liste de lecture, création d’une tâche depuis le contenu, abonnements et réglages de son flux personnel, etc. C’est l’agencement et le comportement de ces petites fonctionnalités qui feront l’efficacité de la circulation de l’information dans l’organisation.
Quelques outils spécialistes de la circulation de l’information :
- Jamespot
- Elium
- Workplace (Meta)
2 – Conversation synchrone
La conversation en temps réel prend plusieurs formes dans l’outillage collaboratif. Bien sûr la notion de tchat est très courante mais elle est surtout utile quand elle est accompagnée d’un client pour le poste de travail qui permet d’être notifié, et surtout quand elle permet de dialoguer en équipe, autour d’un projet, d’un thème en particulier. Ce sont les outils ChatOps. Ceux-ci permettent également la visioconférence. Inversement, les outils historiques de visioconférence se sont mis au ChatOps, les deux étant maintenant devenus difficilement dissociables. Les tableaux blancs numériques viennent enrichir ce duo tchat/visio pour rendre l’expérience la plus complète possible. Aussi, les spécialistes permettent de connecter l’outillage annexe pour être notifié de l’activité dans le ChatOps, réagir autour de cela, et même parfois réaliser des actions dans l’application distante sans quitter le canal de conversation.
Pour cet usage, on rencontre alors un outillage très spécialiste, mais pas que. Des plateformes plus généralistes proposent également leur module de tchat/visio.
Quelques outils spécialistes de la conversation synchrone :
- Slack
- Google Chat
- Zoom
3 – Production de contenu
La production collaborative de ressources est très bien outillée par l’offre logicielle. Elle permet de libérer les boites mail de documents partagés à construire ensemble. L’intégration d’une suite collaborative fait maintenant partie des bases des solutions d’aujourd’hui, mais la production de ressources ne concerne pas que le document. Produire ensemble des connaissances peut se faire en se libérant du format .Doc grâce à des wikis ou des blocs notes collaboratifs devenus suffisamment fonctionnels et faciles d’utilisation pour remplacer le document dans de nombreux usages. La création concerne également tout type de ressources que les outils sont capables de gérer : images, graphs, maquettes, tableaux de données, etc. Et pour créer ensemble, la conversation reste indispensable autour de la ressource dans son ensemble mais surtout dans le contexte. Pouvoir commenter une infographie à l’endroit précis où une modification est nécessaire change tout à l’apport de la fonctionnalité de commentaire. Outil ultime de production collaborative : le travail en temps réel ensemble sur la ressource dans un wiki, un document, un tableau blanc numérique, etc.
On a alors deux types d’outils pour la production de contenu : ceux qui intègrent une suite bureautique, et les wiki, les deux n’étant pas incompatibles.
Quelques outils spécialistes de la production de contenu :
- Confluence
- Google Drive
- Microsoft Office
4 – Gestion des connaissances
Après le temps de la production vient le temps de la capitalisation, du classement. L’offre a une belle réponse à cet usage même s’il est encore encore relativement délaissé par les pratiques réelles. Souvent, les solutions possèdent les bases pour bien capitaliser sur ce qui est fait grâce à des fonctions de classement simple, ou des outils de recherche performants. Pour aller plus loin dans l’usage, certaines solutions mettent en avant l’attribution de tags, d’étiquettes et/ou de catégories à chaque partage, et une configuration fine des espaces peut aider à favoriser un bon classement. Gérer les connaissances implique également de proposer un support puissant pour les créer, les afficher. Ainsi une base documentaire et un système de gestion de contenu (wiki, CMS, …) performants et faciles d’accès sont nécessaires. Aussi, la capacité à créer des typologies de contenus au plus proche du métier ne feront que renforcer les performances de l’outil.
Quelques outils spécialistes de la gestion de connaissance :
- Confluence
- XWiki
- Sharepoint
5 – Coordination des équipes
Les équipes ont besoin d’avoir des espaces d’échange simples, ou créer du contenu brut, partager des plan d’action, des tâches, partager des comptes rendu de réunion, quelques documents, etc. Ici, les fonctionnalités doivent aller à l’essentiel, les contraintes de publication sont au minimum. Les outils de prise de note ont par exemple démontré leur efficacité, quand ils proposent aussi de gérer des tâches ou des todo lists, un calendrier commun. Bien sûr, l’outil de tchat est un apport important si ce n’est pas le seul module proposé.
Quelques outils spécialistes de la coordination des équipes
- Teams
- Evernote
- Notion
6 – Gestion de projet
- Monday Work Management
- Jira Work Management
- Clickup
7 – Support du métier
L’outil collaboratif peut aussi avoir un rôle pour accompagner les utilisateurs dans leur métier, avec l’identité propre des procédures de l’entreprise. L’offre logicielle offre parfois des fonctionnalités pour s’approcher du métier. D’abord l’outillage est de plus en plus souvent ouvert aux applications tierces, donc au métier, soit par des connecteurs pour afficher a minima des notifications ou des raccourcis, soit par des développements qui seront possibles d’une façon ou d’une autre grâce à une API. Aussi, les fonctions de gestion de projet reflètent souvent une organisation, et sont souvent assez souples pour répondre au métier. De fait, un projet est métier. Parfois, les ressources partagées peuvent être crées sur mesure, par un template ou un package prédéfini pour une saisie du contenu en accord avec les procédures ou la culture de l’entreprise. Le workflow de publication et/ou de saisie colle également au métier et à la culture de l’entreprise. Plus rarement, on rencontre des frameworks ou des plateformes qui offrent la possibilité de développer ses propres mécanismes selon ses spécificités.
Quelques outils spécialistes pour le support du métier
- Airtable
- Timetonic
- Smartsheet
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