L’édition 2020 du Spectrum Benchmark dédié à l’outillage collaboratif transverse approche à grands pas, et sera disponible au téléchargement le mardi 24 mars! Un webinar aura lieu le 28 avril à 14h30, et le livret sera consultable au Salon Digital Workplace à partir du 27 mai.

Spectrum Benchmark 2020 présente plus de 35 solutions : Chatops, réseaux sociaux d’entreprise, moteurs d’intranet, tableaux blancs numériques, suites collaboratives, etc. Les solutions sont présentées à travers des fiches techniques et des infographies.

De cette édition se dégage quelques tendances.

Une offre de plus en plus packagée en SaaS.

Cette année et pour la première fois, Spectrum benchmark s’intéresse uniquement à l’offre distribuée sur le cloud. Inutile pour cela d’écarter des produits, toutes les solutions analysées dans le passé ont une offre cloud, même celles historiquement positionnées sur une installation on premise notamment pour celles capables d’usages intranet, un domaine qui nécessite un travail d’intégration et de personnalisation important. C’est maintenant quelque chose qui peut être fait sur une offre cloud. 

Par exemple, Atlassian met de plus en plus en avant son offre Cloud pour Confluence, avec un marché d’applications compatibles SaaS grandissant. Jalios également propose maintenant une offre isofonctionnelle clé en main sur le cloud. Le modèle SaaS impose encore des limites, mais cela facilite le travail de maintenance d’un éditeur, et de plus en plus la personnalisation est possible en restant sur un socle fonctionnel unique pour toute la clientèle. 

C’est un confort indéniable pour l’éditeur, mais également pour les organisations. De plus en plus, les longs projets de mise en place d’outils collaboratifs font partie du passé. Le déploiement doit être rapide. S’il ne l’est pas, le « Shadow IT » se charge d’équiper les collaborateurs de manière désordonnée. La mise en place d’outils collaboratifs peut vite devenir un travail de tri de solutions, et d’analyse d’usages déjà en place pour donner de la cohérence et une gouvernance globale. Alors plus que jamais, un projet outillage collaboratif et même d’intranet doit être rapide, quitte à faire des concessions sur la personnalisation.

Aujourd’hui, souscrire à l’offre Office 365 quand on est utilisateur de la suite logicielle bureautique Microsoft se fait en quelques clics, et des usages collaboratifs modernes peuvent éclore dans la foulée. Heureusement pour la concurrence l’offre a ses limites, mais pour les combler, il faut aussi savoir se déployer rapidement. C’est ainsi que des solutions comme Lumapps, Powell ou Lively (entre autres!) proposent des déploiement intranet / digital workplace personnalisés rapides. Il faut parfois faire des concessions sur les besoins spécifiques, mais ça ne sera jamais le cas sur la productivité, et l’efficacité des usages. 

L’offre Cloud est une offre spécialisée, et focalisée sur la productivité. Ne plus travailler sur une réponse à des besoins spécifiques et une maintenance de différentes versions, l’éditeur travaille plus à l’optimisation d’une offre unique, au service de l’expérience utilisateur. Le marché tend vers ça, et plus que jamais, il s’agit de faire le bon choix, car ce n’est pas l’outil qui s’adaptera pour répondre aux spécificités organisationnelles et techniques des organisations.

L’IA se cherche encore pour l’offre collaborative

L’Intelligence Artificielle fait couler beaucoup d’encre dans de nombreux domaines, et celui du logiciel d’entreprise ne fait pas exception. Si celle ci est clairement palpable dans l’offre ECM (cf. Spectrum Benchmark ECM 2020), on l’attend encore concrètement  dans l’outillage purement collaboratif qui nous intéresse ici. Google nous offre l’écriture prédictive dans les mails, les suites bureautiques en ligne se dotent parfois de quelques notions d’apprentissage machine bienvenues quoi que pas si révolutionnaires, le contenu partagé est facilement reconnu pour un classement plus efficace, etc. La productivité de l’individu peut être améliorée par ces innovations, mais le travail collaboratif lui même l’est il vraiment?  Pour cela des automatismes peuvent être programmés (Slack, Cliq, …). Il ne s’agit plus vraiment d’intelligence artificielle puisque ce sont des actions précises programmées, mais qu’importe, les connecteurs avancés (bots, … ) des chatops restent d’une aide précieuse pour la productivité quand il s’agit de jongler entre les outils spécialistes.

Selon nous, l’IA dans le logiciel collaboratif c’est l’apprentissage machine, cette autonomie à apprendre de l’utilisateur, d’une organisation pour proposer des actions, générer des automatismes pertinents. Aujourd’hui, difficile de trouver un acteur de ce domaine. Un début de réponse émerge cependant de la solution Share.Place, un outil simple et très conversationnel pour travail autour du document. Une solution qui propose de remplacer un nombre trop importants d’outils trop spécialisés et trop déconnectés (Drive, Chatop, prise de notes, … ) pour une facturation démesurée. L’évolution de ce jeune outil n’est pas pour l’instant la fonctionnalité, mais l’apprentissage machine! La solution apprend en effet de vos habitudes de partages et de travail sur vos différents types de documents pour vous proposer des raccourcis fonctionnels. Une proposition d’action évite plusieurs clics. Et imaginons un collaborateur qui quitte l’entreprise : les process, eux, restent sans avoir à les formaliser vraiment.

l’IA dans le collaboratif a différentes formes, pour l’instant plus au service de l’individu, et bientôt plus au service des process collaboratifs. Maintenant plus que mature sur ces interfaces et ses fonctionnalités, l’offre collaborative a beaucoup progressé sur son ouverture aux autres avec des connecteurs toujours plus puissants, mais commence seulement son chemin vers des logiciels réellement doués d’IA. Chaque instance d’une plateforme deviendra unique plus par son apprentissage des process internes que par son paramétrage et ses couleurs. 

L’IA a encore du mal à trouver sa place dans l’outillage collaboratif, alors qu’elle assoit ses usages ailleurs notamment dans l’ECM. On constate des expérimentations ici et là parmi les géants et start up innovantes. D’autres sont plus attentistes, pour voir quelle place donner à l’IA au service de la productivité. Aujourd’hui, c’est encore la qualité des interfaces et les connecteurs qui va optimiser le potentiel de gain de productivité des outils. 

La connectivité avec Office 365 comme prérequis

Le succès de la suite collaborative de Microsoft n’est plus à démontrer. Fort d’une situation de monopole sur les logiciels bureautique, l’éditeur n’a aucun mal à imposer toute sa suite de solutions collaboratives, souvent de qualité, Teams en tête. Ce dernier contribue fortement au progrès d’Office 365 sur le marché. Ainsi pour la concurrence, la question n’est plus systématiquement de proposer des alternatives, mais de donner un maximum de compatibilité et d’interopérabilité pour proposer quelque chose « en plus » plutôt que quelque « à la place ». 

Office 365 est un excellent rapport usages/prix (cf paragraphe pricing), idéal pour un début d’outillage collaboratif, mais on pourra lui trouver rapidement ses limites, notamment pour animer un site intranet, ou aller plus loin dans la collaboration sur des contenus autres que le document bureautique, cher à Microsoft qui centre beaucoup son offre autour de ça. Au delà de la connexion à la base utilisateur, la concurrence propose très souvent un connecteur Sharepoint et surtout OneDrive pour capter la base documentaire et déporter certains usages. Les éditeurs proposent également de rajouter du lien entre les solutions Office encore très cloisonnées dans leurs interfaces et même les fonctionnalités. Lively Software, Powell Software ou Lumapps en font leur spécialité, chacun à sa manière (voir les fiches solutions). Office devient le socle fonctionnel de l’intranet et de l’outillage collaboratif. Jalios, également acteur généraliste mais plus en concurrence de Microsoft, progresse nettement dans sa connectivité avec Office.

Mais la concurrence s’attaque également à Office de manière beaucoup plus frontale, sans oublier que c’est Microsoft qui a imposé son format de fichier. Mais ce n’est que depuis 2019 que l’ensemble des principales suites collaboratives du marché sont compatibles avec le format microsoft. Google a longtemps essayé d’imposer son propre format, souvent incompatible avec celui de Redmond. Zoho, et le dernier venu OnlyOffice sont d’excellents éditeurs pour créer des documents Office. Enfin, l’utilisateur n’a plus à se poser la question de la compatibilité, et la propriété du format Microsoft n’est plus un argument pour choisir telle ou telle solution. OnlyOffice, typé Open Source, aura l’avantage d’offrir une grande ouverture à l’intégration, en plus d’une offre logicielle à la hauteur de celle de Microsoft. C’est pourquoi on retrouve de plus en plus souvent cette solution chez les éditeurs souhaitant inclure l’édition collaborative en ligne de documents Word, Powerpoint ou Excel dans leur offre. Des éditeurs comme Jamespot, Atolia, Share.Place et bien d’autres proposent des alternatives et des compléments à l’offre Office 365 sans oublier l’édition de documents en ligne, un point fort de Microsoft qui n’a aujourd’hui plus cette exclusivité. 

La concurrence s’organise et parfois se ligue pour offrir des alternatives plus intéressantes. Si la qualité de l’offre Office 365 est bien réelle, l’offre peut s’avérer insuffisante ou inadaptée. Aujourd’hui l’offre du marché est suffisamment riche et compatible avec les documents Microsoft pour être considérée face à Office 365.

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