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Spectrum Benchmark fête en 2021 son 10ème anniversaire! Dès 2011, il avait pour objectif d’apporter une lecture pragmatique et facile du marché du collaboratif et de proposer un outil d’aide à la décision multi-critères : usages, fonctionnalités et caractéristiques techniques des solutions RSE (Réseau Social d’Entreprise).

Avec le temps, l’étude s’est élargie à tout l’outillage collaboratif transverse pour traiter aussi bien des tableaux blancs numériques que des messageries d’équipe, ou des plus classiques plateformes intranet. Ainsi au printemps 2021, ce sont 60 solutions qui sont analysées par l’équipe Spectrum. Une plus grande exhaustivité dans l’aperçu de l’offre, toujours dans un discours bienveillant et pédagogique. L’objectif n’est pas de faire sortir les meilleurs, mais d’aider le lecteur à comprendre l’offre, à faire le bon choix, à affiner son besoin.

La segmentation du marché 2021

Pour aider à la compréhension d’un marché complexe, Spectrum Groupe propose une segmentation en 8 familles. Loin d’être étanches entre elles, ces familles permettent de donner à chaque solution un point de départ pour comprendre son positionnement. En effet, donner une étiquette à une solution ne veut pas tout à fait dire identifier les usages qu’elle propose… Cela serait trop facile et un tel document n’aurait que peu de valeur ajoutée. Jalios par exemple, historiquement outil d’intranet, peut être un réseau social d’entreprise, un outil collaboratif généraliste, un outil de gestion de projet, et même une suite collaborative comme Microsoft 365. Il demeure une solution intranet collaborative et sociale qui intègre la majorité des usages collaboratifs du marché. Talkspirit et Jamespot sont historiquement des RSE, mais leur évolution fonctionnelle et de mise en scène les fait changer de catégorie. Wimi est grand spécialiste de la gestion de projet, mais sait faire bien plus et flirte avec la famille des solutions généralistes. Tout est question de mise en scène, de spécialité, d’historique. Le graph ci dessous indique alors également quand une solution est bien accrochée à sa famille ou quand elle possède des atomes crochus avec d’autres grâce aux usages annexes qu’elle propose.

Les indicateurs Spectrum 2021

Une fiche solution se présente de la façon suivante :

Les usages

Spectrum adopte une approche d’analyse des solutions d’abord par les usages. L’analyse purement fonctionnelle est disponible uniquement en ligne via l’application interactive qui permet de visualiser la réponse de chaque solution aux 160 critères. Les macro usages, eux, permettent de donner un identité à la solution, de voir sa polyvalence et / ou son excellence dans certains domaines. Ces usages sont à différencier des typologies de solutions même s’il y a corrélation. Opter pour un type de solution ne permet pas de s’assurer de ses usages. Les typologies de solutions sont utilisées ici pour y voir plus clair sur le marché, savoir d’où viennent les solutions, connaitre leurs spécialités. Mais nous l’avons vu, un outil typé gestion de projet peut avoir des atouts à faire valoir en conversation, en gestion de connaissances ou autres. 

Avant de s’équiper, il convient de déterminer les usages visés avant de se lancer dans une recherche d’outillage. Les macro usages proposés par l’outillage collaboratif et analysés par Spectrum pour chaque solution sont les suivants :

  • Circulation de l’information
  • Production collaborative
  • Gestion des connaissances
  • Communication d’entreprise
  • Intelligence collective
  • Conversation
  • Pilotage de projets
  • Support du métier

Cloud / OnPremise / Open Source

Ces indicateurs simples indiquent si la solution est disponible en auto-hébergement, si elle respecte les standards open source, et si elle est distribuée en SaaS, l’information suivante est ajoutée : Nationalité du fournisseur de l’hébergement, et localisation possible de ses données. Par exemple, une information USA / EU indique que le fournisseur de l’infrastructure cloud est américain et que les données peuvent être localisées en Europe, mais pas en France.

Application mobile / Desktop

Ces indicateurs donnent l’information de ce qui est possible en faire sur la solution avec son smartphone ou via d’éventuelles applications pour le poste de travail

Interface

L’équipe Spectrum Groupe a l’habitude de manipuler de nombreux outils collaboratifs différents, et possède le recul et l’expérience nécessaires au jugement de la qualité d’une interface, d’une ergonomie d’utilisation. Cette analyse est omniprésente dans l’analyse fonctionnelle. La présence d’une fonctionnalité est toujours contrebalancée par sa facilité d’accès et d’utilisation. L’ergonomie générale d’une solution est alors affichée avec cet indice.

Innovation

Une innovation est une prise de risque, une proposition fonctionnelle inédite, ou une nouvelle approche du travail collaboratif, saluée par cet indice proposé par Spectrum. Les nouveautés de l’année 2020 / 2021 sont prises en compte en priorité. Un outil fondamentalement innovant et seul sur son créneau possédera une note élevée même en l’absence de nouveauté récente significative. à l’inverse, un outil plus suiveur du marché aura une note plus faible, ce qui n’enlève rien à son potentiel d’efficacité sur les usages analysés sur le graph radar.

Évolutivité

Cet indice évalue la souplesse de configuration de la solution d’une part, c’est à dire la possibilité de déployer les modules fonctionnels au fur et à mesure du besoin. D’autre part, il indique les possibilités d’évolutions fonctionnelles via un marché de modules additionnels, de plug ins ou des développements.

Connectivité

Cet indique évalue l’ouverture de la solution aux applications tierces. Le marché de connecteurs natifs de la solution est évalué, ainsi que la présence de la solution sur les marchés de connecteurs des autres solutions collaboratives. La capacité à développer de nouveaux connecteurs est également prise en compte.

Prix vs. Usages

Cet indice est un calcul qui oppose la proposition d’usages (le graph radar) aux indications de prix affichées par les éditeurs. Il s’agit d’un travail complexe de recueil des prix sur des périmètres comparables, et de calcul pour déterminer une note sur 5 qui soit la plus juste possible. Dans ce calcul, seule la proposition d’usage est déterminée arbitrairement et objectivement par Spectrum Groupe grâce à sa connaissance approfondie des solutions du marché. Les informations de prix publics peuvent être sujet à discussion entre client et éditeur logiciel. 

Il ne s’agit pas d’un rapport qualité / prix. L’idée est de connaitre la polyvalence du produit par rapport à son prix, mais celui ci peut être totalement justifié par une excellence dans un usage précis. Certaines familles de solutions sont donc logiquement avantagées par rapport à d’autres. Cet indicateur est notamment à nuancer avec l’indicateur suivant : l’accompagnement recommandé pour arriver à la mise en place de la solution et de ses usages

Accompagnement recommandé

Nous estimons que l’indice prix doit être nuancé par le travail d’accompagnement au déploiement que nous estimons nécessaire pour la réussite du projet et l’adoption des usages.  Il peut concerner la formation, l’aide au paramétrage, une intégration technico-fonctionnelle, ou un accompagnement au changement. Selon la solution, ce travail peut être fait par l’éditeur lui même ou par un partenaire spécialisé. Nous distinguons 4 niveaux d’accompagnement :

  1. Aucun accompagnement n’est vraiment nécessaire, le déploiement est rapide et suffisamment simple pour ne pas nécessiter d’intervention externe. L’adoption est normalement rapide.
  2. Une formation de démarrage, une petite intervention d’expert ou un léger accompagnement au changement peuvent être nécessaires.
  3. Un accompagnement est recommandé pour la contextualisation des fonctionnalités et des interfaces, une formation des administrateurs, voire des utilisateurs
  4. La solution est vouée à être personnalisée et nécessite une intégration complète dans le SI. Des formations doivent être menées et adaptées aux différents profils d’utilisateurs 
  5. La solution est non packagée. Elle nécessite une expertise pointue et souvent des développements pour assurer la réponse au besoin et l’intégration avec le SI. L’accompagnement formation / change est nécessaire.

Tailles d’organisations adaptées pour un déploiement global

Spectrum Groupe donne son avis sur les tailles d’entreprises pour lesquelles chaque solution est la mieux adaptée. Certains éditeurs visent les grands groupes avec des usages adaptés (communication d’entreprise notamment) au détriment des petites structures qui ont besoin de solutions qui vont plus à l’essentiel, avec une gouvernance moins contraignante. A l’inverse, certaines solutions très efficaces pour la productivité des équipes seront vite dépassées par la volumétrie impliquée par un déploiement dans une grande structure (nombre d’utilisateurs, nombre d’espaces, nombre de ressources, gouvernance inadaptée, … ). 

Nous parons ici de déploiement global. Si une « petite » solution peut être très utile dans un grand groupe en plusieurs endroits et plusieurs instances, il ne s’agit pas vraiment d’un déploiement global. 

Le livre blanc

Spectrum Benchmark pour l’outillage collaboratif – Edition 2021

Télécharger l’étude 2021

Auteur de l'article :
Thomas Poinsot

Thomas Poinsot

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