Le travail collaboratif s’est démocratisé ces dernières années pour finalement s’implanter dans la majorité des entreprises. Il permet de mettre en avant la culture du partage de connaissances au sein de l’entreprise mais également de centraliser toutes les informations sur une même plateforme. Ce qui profite à l’organisation de l’information, et la productivité.
Confluence, développé par Atlassian, se place comme un leader parmi les outils de gestion de contenus collaboratifs. Il permet de créer du contenu, facilement en l’organisant dans des espaces, pages et sous-pages. L’éditeur de texte, facile à prendre en main, permet d’organiser son contenu comme souhaité au sein d’une page avec la possibilité de mettre des couleurs, changer la taille du texte, créer des tableaux, ou encore ajouter des pièces jointes. Confluence propose par ailleurs des modèles de pages préfaits pour des utilisations plus communes : modèle de Brainstorming, billet de blog, affiche projet etc… Une multitude de modèles de pages sont disponibles sur la marketplace de modèle Confluence. Cette personnalisation rend le contenu adaptable à n’importe quel métier mais également à n’importe quel type de contenu.
L’outil propose également une multitude de plugins conçus par d’autres éditeurs directement dans la Marketplace Atlassian. Nous avons étudié les applications les plus populaires dans le Guide Atlassian Confluence et son Marketplace dans le cadre du Spectrum Benchmark, notamment les plugins liés à la mise en page des contenus. Vous trouverez un comparatif afin de comprendre quels plugins peuvent être les plus adaptés en fonction de vos besoins.
La mise en page est une partie importante dans Confluence, ou dans n’importe quel autre outil collaboratif, afin d’adapter le contenu en fonction des besoins et métiers. Le contenu doit être facilement compris, ce qui demande une organisation et une adaptation de ce dernier à l’audience qu’il vise. De plus, les différentes pages, sous-pages et espaces doivent bien s’articuler entre eux pour offrir aux utilisateurs une navigation fluide et simplifier certaines actions comme la création d’une nouvelle page associée à un modèle directement depuis un bouton.
Personnalisation et organisation du contenu : un meilleur partage de l’information
L’ajout de macros dans une page Confluence permet de personnaliser cette dernière en fonction de ses objectifs. La marketplace Atlassian offre un large éventail de macros à ajouter de façon simple et intuitive, dans cet article nous nous focaliserons sur les plugins disponibles pour les instances Data Center. Ces macros permettent de personnaliser la mise en page pour mettre en avant une partie du contenu, pour séparer une partie du contenu du reste ou encore pour mieux organiser un contenu et le rendre ainsi plus percutant. L’importance de la mise en page n’est donc pas que de l’esthétisme, même si une page visuellement agréable donnera plus envie d’être lue.
Prenons pour exemple une page qui a pour objectif de détailler étape par étape un processus à suivre, à la manière d’un tutoriel. C’est un type de contenu spécifique qui se doit d’être précis et scindé en plusieurs parties. Un texte brut ne sera pas la meilleure option pour que ce tutoriel soit pertinent. Le plugin Refined Toolkit for Confluence propose des macros telles que les UI Steps offrant une liste numérotée, plus design, avec une séparation entre chaque partie ou encore des blocs de contenu déroulants.
Dans certains cas, il est également important de présenter le contexte de la page en début de contenu ou encore de préciser certaines informations avant de rentrer dans le vif du sujet. Des macros existent chez Aura – Beautiful Formatting Macro ou chez Refined Toolkit for Confluence et d’autres, afin de créer un bloc de texte personnalisable, avec titre, couleur etc…
Ces macros sont faciles à ajouter et à personnaliser mais il est possible d’aller plus loin dans la personnalisation grâce à des macros éditables via HTML et CSS. Il faudra cependant avoir développé des connaissances dans ces deux langages, ce qui n’est pas le cas de tous les utilisateurs. Adaptavist Content Formatting Macro propose des blocs personnalisables en CSS, des tableaux HTML ou même des macros DIV, StyleSheet, Span, <p>…
Optimisation de la navigation entre les pages et espaces
Confluence permet d’organiser les contenus en espaces, pages et sous-pages. Cette organisation est capitale pour que tous les utilisateurs puissent trouver facilement le contenu qu’ils souhaitent. Mais cette navigation peut être optimisée grâce à la mise en page et certaines macros.
Avec Refined Toolkit for Confluence vous pouvez afficher sur une page toutes les pages enfants de celle-ci sous forme de cartes cliquables, avec la date de création et le créateur de la page. Cette macro permet donc, à la manière d’un sommaire, de présenter le contenu qui va suivre tout en pouvant naviguer entre les pages.
Il est également possible de créer des boutons renvoyant vers d’autres pages, espaces ou URL personnalisés. Ces boutons sont entièrement personnalisables, ils peuvent même servir à effectuer une action, comme créer un espace. On trouvera des boutons personnalisables dans plusieurs plugins, notamment avec Spectrum Formatting Advanced, Digi Formatting et d’autres.
Vous trouverez aussi un grand nombre de macros permettant de mettre en avant certains contenus sous forme de bloc cliquable pour créer une navigation réelle, comme dans un blog dans lequel on navigue entre les articles par exemple. Ces blocs peuvent posséder un titre, du texte, une image, des boutons etc… Composition Tabs for Confluence ou Aura Beautiful Formatting Macro proposent ce genre de macros.
Conclusion
Extrait du Guide Atlassian Confluence et son Marketplace par Spectrum Benchmark
Dans le Guide Atlassian Confluence et son Marketplace se trouverent les 5 applications de la mise en page des contenus Confluence pour Data Center comparées selon des familles de macros. Les applications ont été slectionnées en fonction de leur popularité et de leur intérêt. Ce tableau est à destination des profils qui cherchent à ajouter un nouveau plugin de mise en forme des pages. Il permet de comprendre facilement ce qui différencie les applications les unes des autres afin de faire le bon choix de plugin en fonction de ses besoins. Les applications sont comparées en fonction des types de macros qu’elles proposent mais aussi en fonction de leur difficulté d’utilisation et de leur prix. Côté complexité, seul Content Formatting Macros par Adaptavist est noté plus sévèrement du fait de l’utilisation de l’HTML / CSS nécessaire pour exploiter à 100% les fonctionnalités offertes. Ce plugin est très complet et propose des fonctionnalités que les autres ne proposent pas, c’est aussi pour cela que son niveau de prix est au maximum. Pour des plus petit budgets qui n’ont pas besoin de cette personnalisation HTML et CSS, les autres plug ins peuvent s’avérer suffisants, en fonction du type de macro utile. Vous pouvez retrouver le détail de ce comparatif dans le Guide Atlassian Confluence et son Marketplace, chaque application est analysée séparemment et des tableaux comparatifs comme ci-dessus sont disponibles pour Cloud et Data Center. Plus de 50 applications sont comparées et analysées selon plusieurs thématiques : Graphs et Diagrammes, Tableaux, Formulaires, Workflows…
