Les Wikis en Entreprise

Intranet 2.0 et wiki

En quelques lignes, le wiki offre des fonctionnalités très souples de publication collaborative, d’organisation et d’interaction autour d’un contenu web: pages web, pages de news, commentaires, fils RSS… Les plateformes peuvent offrir bien plus que cela, en proposant d’autres fonctionnalités de collaboration en version de base ou sous forme de plugins additionnels…

Qu’est ce qui caractérise le wiki ?

Je vois au moins trois spécificités de ce système :

  • Un espace collaboratif ouvert
  • Un espace simple, flexible et rapide à mettre en œuvre
  • Un système qui permet de supporter à la fois des processus de divergence et de convergence

Quels apports d’un wiki en intranet ?

Chacune de ces caractéristiques permet au wiki de supporter des processus divers et de répondre à des situations réelles de collaboration en entreprise, au sein de son intranet.

Le wiki un système collaboratif ouvert : En permettant à tout utilisateur de participer librement par modification, ajout ou suppression du contenu, le wiki favorise l’atteinte d’une masse critique de contributeurs plus facilement qu’un espace fermé.

Mais au sein d’une entreprise, Il est difficile d’imaginer un espace informationnel complètement ouvert. L’organisation pyramidale (assez hiérarchique) et verticale (par métier) qui subsiste aujourd’hui, se prête mal à des modèles ouverts d’échange et de collaboration. L’idée est de commencer par des espaces Semi-Ouverts (ouvertures en modification à une communauté restreinte pour des besoins de collaboration, et ouverts en lecture à des communautés plus larges, pour des besoins de diffusion de l’information). Des cas concrets d’usage selon ce modèle sont déjà déployés comme par exemple :

  • Un intranet de communauté
  • Un FAQ collaboratif
  • Un Wiki de collaboration d’experts

Un espace simple, flexible et rapide à mettre en œuvre :

Le wiki offre suffisamment de malléabilité et peut être adapté à différents contextes d’usage: le  système est flexible au niveau de son architecture technique, et peut s’intégrer très facilement à d’autres systèmes d’information. La souplesse du wiki peut aussi être observée au niveau de l’utilisateur final qui peut modeler la conception de ses pages selon ses souhaits.

Les fonctionnalités de mise à jour instantanée, de suivi immédiat de l’historique de modifications et la possibilité de réactualisation d’un contenu antérieur, sont autant d’éléments qui permettent d’accélérer les processus de travail.
Le système peut s’avérer très utile pour le support du travail en équipe projet: par exemple pour la documentation de projets de courte durée ou à forte contraintes de délais.

Processus convergents et Processus divergents via un wiki:

Il est intéressant d’analyser la collaboration comme un ensemble de processus convergents (comme la rédaction collaborative) et/ou divergents (comme le brainstorming). Nous constatons que le wiki permet de couvrir assez bien ces processus variés …
D’une part, la collaboration ouverte et la contribution accélérée par un wiki facilitent l’initialisation et le déroulement de processus divergents, tels que la collecte des idées, le brainstorming, ou aussi la documentation de glossaires métiers. Ce type de processus, se déroule généralement dans un contexte d’initialisation de projets,alors que les idées sont encore peu précises et nécessitent une phase d’exploration tout azimuts. Ils requièrent également ( et assez souvent) une certaine masse critique de contributeurs.

D’autre part, les mécanismes d’accès concurrents au contenu, de gestion des modifications, des versions et de l’historique sont des éléments facilitant aux utilisateurs la production rapide et collective d’un contenu élaboré. Ces spécificités sont compatibles avec les processus de “convergence”, tels que la filtration des idées, de rédaction collaborative d’une synthèses ou d’alimentation d’une base de connaissances.
Plusieurs exemples d’usages sont également imaginables :

  • le « centrage de projet » : qui consiste à des activités de cadrage en amont du démarrage d’un projet.
  • la « veille collaborative » : sous la forme d’une activité collective de partage et d’enrichissement de l’information autour d’un ensemble de thèmes présélectionnés.

Découvrir ces usages dans nos prochains billets sur les wikis et leurs implémentations dans l’Intranet 2.0.

Ali Ouni
Ali Ouni

CEO

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