La problématique de connexion entre le réseau social (RSE) et le système d’information de l’entreprise (GED, CRM, ERP et autres applications) revient fortement en ce début d’année (cf. Tome 4 étude RSE Lecko) – problématique d’urbanisation 2.0. L’année 2011 a vu fleurir plusieurs expérimentations et réflexions sur la nécessité de faire coexister ces différents types de plateformes, la faisabilité de leurs connexions et les scénarios d’usages qui en découlent. Nous avons eu l’occasion de présenter nos réflexions sur ce sujet et nous y reviendrons dans un billet à part avec des exemples concrets, des retours d’expérience et quelques premiers résultats.

Nous souhaitons dans ce billet préliminaire revenir sur les concepts fondamentaux de la GED (gestion électronique des documents) et ses origines. L’observation de l’évolution du domaine, et de sa nomenclature, stimulée par les innovations technologiques, nous enseigne aussi sur l’évolution des besoins autour de la gestion de l’information de l’archivage à la gestion agile impliquant le réseau social d’entreprise.

Rappel « historique » de la GED

  • Système d’Archivage Électronique (SAE): Les premières briques des systèmes de gestion de l’information ont été mises en place suite à la seconde guerre mondiale par les États-Unis. Ce système de gestion des documents d’archives a été organisé autour de la théorie des trois âges des archives (archives courantes, archives intermédiaires, et archives définitives). Celle-ci a été reprise par l’archiviste français Yves Pérotin dans les années 1960 principalement dans son article de référence « L’administration et les trois âges des archives » (Seine et Paris, n° 20, octobre 1961). A cette époque l’archivage électronique se limitait à la sauvegarde des fichiers (ie. une copie de sécurité) sur des supports de stockage numériques tels que les Microfilms.
  • Gestion Électronique des Documents (GED) : L’apparition du scanner (1985, Microtek,Taiwan, 300dpi Noir et Blanc) fut un évènement important qui a marqué le volet informationnel des années 80. De ce fait a découlé le concept de la Gestion Électronique des Documents (GED). La GED vient compléter le spectre fonctionnel de son ancêtre SAE en offrant une gestion électronique de tout le cycle de vie des documents depuis leur création jusqu’à leur archivage ou Destruction.
  • Gestion Électronique d’Informations et de Documents Existants (GEIDE) : Le terme GED paraissait restrictif par rapport à ses possibilités, induisant uniquement une gestion des documents, alors qu’elle s’étend à d’autres types d’informations. C’est pour cela, qu’en 1994, naît le terme de GEIDE : Gestion électronique d’Informations et de Documents existants. Cette appellation a été décidée par des professionnels la  réunis au sein de l’association APROGED.

ECM

Avec l’émergence des architectures orientées services (SOA, 1996), et l’évolution des besoins des utilisateurs, l’AIIM a introduit  en 2000 le concept Entreprise Content Management (ECM). La définition de l’ECM a connu plusieurs évolutions jusqu’à avoir la définition actuelle comme étant un ensemble de méthodes et techniques utilisées pour capturer, gérer, stocker, préserver et mettre à disposition des contenus, documents et informations se rapportant à une entreprise ou une organisation (1). L’ECM vient ainsi greffer à la GEIDE d’autres modules complémentaires se rapportant au collaboratif, la gestion de contenus web ou aussi la gestion des processus d’informations (workflows, BPM).

Vers l’ACM

La crise économique pousse les entreprises en quête de plus d’efficacité et d’efficience à transformer leurs modèles et s’initier au management agile de leurs processus, informations et données. Ce qui n’est pas sans impact sur le Système d’Information qui voit naître un nouveau concept « Advanced/Adaptative Case Management » (ACM). L’ACM se présente comme l’alternative agile et l’héritier légitime de l’ECM et du BPM (2), les faisant évoluer de systèmes orientés processus (statiques) vers un système orienté « contexte métier » (Case ou Dossier). Un système qui réagit en temps réel à un ensemble d’informations dont certaines ne sont pas connues ou n’existent pas à la création du cas (Case), qui s’appuie sur un moteur de règles business, qui mobilisent différentes ressources de manière collaborative, coordonnée et souple…

Adaptive Case Management (ACM) is a way provide enough structure to knowledge work to make it manageable, but not so much as to strangle it…It is the way to manage the intelligent anarchy that is knowledge work. (CMSWire)

Quelle place du RSE dans l’Adaptive Case Management ?

Je découvre au fur et à mesure de cet exercice des problématiques forts intéressantes de l’agilité des processus de l’entreprise. L’implication d’un RSE me paraît naturelle dans de tels contextes ! Le potentiel de l’ACM semble promoteur pour définir le cadre de l’entreprise collaborative et agile où processus, informations, contenus, personnes, communautés, flux et conversations sont en interaction continue autour des « affaires » de l’entreprise. Cependant les travaux sur l’intégration « ACM + RSE » sont encore timides (3) , vu que le premier concept est encore en phase de définition de ses repères et méthodes et que le Réseau Social est en phase des premiers déploiements en entreprise.

Références:

(1) http://www.aiim.org/What-is-ECM-Enterprise-Content-Management.aspx

(2) Une référence intéressante sur l’ACM :  ”Mastering the Unpredictable: How Adaptive Case Management Will Revolutionize the Way That Knowledge Workers Get Things” -Keith-D.-Swenson)

(3) https://www-304.ibm.com/connections/blogs/acm/entry/welcome_to_the_advanced_case_management_blog_collaboration_and_social_software_as_a_pillar_for_case_management10?lang=fr

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