Benchmark


Spectrum Benchmark 2020 disponible au téléchargement

L’édition 2020 de notre étude annuelle dédiée à l’outillage collaboratif propose cette année l’analyse de 35 solutions diverses, une présentation des principaux macro usages, et une lecture le l’offre à travers des analyses fonctionnelles usages, ou prix. L’étude s’intéresse cette année uniquement aux produits dans leur version distribuée en SaaS (Il sera précisé si les produits sont également disponibles OnPremise).

En 2020, nous mettons à jour notre analyse du marché des suites collaboratives, contenant maintenant les produits GSuite, Office 365, OnlyOffice, et Zoho Workplace.

Egalement parmi les nouveautés, une autre parenthèse est dédiée aux tableaux blancs numériques, des produits spécifiques qui auront à l’avenir leur propre cadre d’analyse et de présentation dans nos travaux. Google JamBoard, Microsoft Surface Hub, iObeya, Klaxoon, et Miro sont présentés.

Concernant l’analyse des solutions collaboratives (DigitalWorkplace, RSE, Chatops, …), l’analyse évolue grâce à de nouveaux indices :

  • Qualité de l’interface utilisateur
  • Innovation (sur les nouveautés de l’année et l’innovation du positionnement historique)
  • Évolutivité et connectivité
  • Prix vs Usages (indice calculé grâce aux données usages Spectrum et prix public éditeur)
  • Niveau d’accompagnement recommandé

Le livre blanc est maintenant téléchargeable dans nos pages après connexion/inscription. La mise à jour des pages Benchmark de notre site internet interviendra avec la publication de sa refonte complète prévue dans les prochains jours.

Un webinar est proposé à propos de cette étude le mardi 28 avril.

#restezchezvous, et équipez vous pour offrir une option télétravail pérenne à vos collaborateurs

Précédemment, nous proposions des solutions “d’urgence” pour répondre à un besoin de télétravail plus ou moins immédiat, pour continuer à communiquer, voire à travailler en équipe dans des espaces collaboratifs en ligne qui vont à l’essentiel pour une adoption immédiate assurée.

Après la panique, cette période va commencer à nous faire réfléchir, et nous amener à revoir certains comportements, certains process en entreprise. Plus particulièrement, le télétravail risque fort de générer de nouveaux investissements. Certes ne cédons pas là non plus à la panique. Ce n’est pas parce que je reste embourbé avec ma voiture sur un chemin boueux en vacances que je vais investir dans la foulée dans un 4×4 pour laisser derrière moi ce risque à tout jamais alors que la situation était tout à fait exceptionnelle par rapport à mon usage habituel de l’automobile. Les mesures actuelles de confinement resteront espérons le inédites, mais d’autres événements récents ont démontré l’intérêt du télétravail ponctuel, et force est de constater qu’encore bon nombre d’entreprises compatibles restent démunies pour donner cette option aux employés. Il s’agit alors de s’outiller à la hauteur de ses besoins, de son budget.

Pour beaucoup, il est encore très difficile de passer totalement au télétravail : certains processus nécessitent des interactions physiques, ou une gestion de documents papier qu’il est encore difficile ou très coûteux de dématérialiser. Pour un télétravail au moins ponctuel quand on peut organiser son temps de travail, il existe des solutions généralistes capables de répondre à de nombreux usages, parfois rapides à déployer et peu onéreuses au moins par rapport à leur apport d’usages.

Alors, vous reprendrez bien un petite sélection d’outils? Cette fois plus généralistes et à même de couvrir un large éventail d’usages. le contenu si après présente des extraits du Spectrum Benchmark 2020 qui sera disponible mardi 24 mars. Il présentera 35 solutions diverses, dédiées au travail collaboratif.

Jamespot

Plateforme généraliste à paramétrer en fonction de son besoin : réseau social d’entreprise, intranet, espaces projets, etc. La solution propose une centaine de briques fonctionnelles ou connecteurs pour construire la plateforme adéquat :

  • Pages intranet
  • RSE
  • Tchat
  • Visioconférence
  • Gestion de projet
  • Gestion d’idées
  • Process
  • Wiki
  • Base documentaire

Ces quelques exemples, sont parmi beaucoup d’autres parfois plus spécialisés et centrés sur des métiers. C’est une liste qui évolue en fonction des besoins clients. Et outre sa belle couverture d’usages, Jamespot reste une solution qui nécessite peu d’accompagnement (intégration, conseil, … )

Indice Spectrum prix vs. usages : 5/5

JPlaform

Ou “Jcloud”, l’offre SaaS de Jalios isofonctionnelle avec la solution historique à installer dans son infrastructure. Avec la variante distribuée en cloud, l’objectif est moins d’avoir un outil à son image que d’avoir une solution clé en main pour collaborer sur le périmètre utile. La plateforme est connue pour sa richesse fonctionnelle native :

  • Intranet
  • Espaces collaboratifs
  • RSE
  • GED/ECM

Des modules complémentaires peuvent être ajoutés :

  • Veille collaborative
  • Process
  • Tchat/Visio
  • Elearning

Pour cette solution le besoin d’accompagnement reste important même pour JCloud. A noter qu’en ce moment, Jalios propose son produit gratuitement et sans engagement, via quelques partenaires.

Indice Spectrum prix vs. usages : 5/5

Whaller

Whaller est une alternative aux réseaux sociaux qu’on connait tous, pour animer des groupes, outiller des organisations quelles qu’elles soient. Ainsi Whaller s’adresse beaucoup aux entreprises en proposant un outil orienté réseau social très bien doté :

  • RSE
  • Intranet
  • Gestion de tâches
  • Partage de documents
  • Tchat/Visio

Le périmètre est plus restreint que les généralistes cités plus haut, mais le déploiement sera d’autant plus rapide et le prix en adéquation.

Indice Spectrum prix vs. usages : 5/5

Le télétravail s’impose? Des solutions, on vous propose.

Entre grèves des transports prolongées et Virus inquiétant, depuis quelques mois nous ne manquons pas d’occasions de rester à la maison pour travailler. Mais sommes nous bien équipés? Que manque -t- il au collaborateur pour sauter le pas? Il y a un contexte personnel à vérifier d’abord certes (logement, connexion…), mais ensuite un outillage en ligne est nécessaire pour continuer à travailler ensemble quand les collaborateurs ne sont pas tous à leur poste de travail habituel.

Partons d’abord du principe que votre métier est compatible avec le télétravail, et que employeur vous fourni au moins une machine portable récente… Votre logement vous permet de travailler au calme? Votre ordinateur n’est pas branché à une ADSL obsolète? (attention à votre débit montant!)? Vous êtes parés à rester chez vous travailler.

Il s’agit maintenant d’avoir à disposition les bons outils pour rester productif et continuer à échanger au mieux avec ses collègues lorsque c’est nécessaire. Votre entreprise n’est peut être pas équipée totalement pour un travail à distance, et il peut vous être nécessaire d’utiliser des outils auxquels il est possible de souscrire facilement et très rapidement. L’objectif est de pouvoir commencer à travailler ensemble immédiatement.  Petit tour d’horizon de ce que le marché propose.

Tenir une réunion

C’est un usage de base : continuer à pouvoir communiquer avec ses collègues, animer des réunions. Des outils comme Slack et Teams proposent leur version gratuite et peuvent tout à fait répondre à l’usage. Mais on peut trouver plus simple, plus rapide à déployer, et surtout plus évolué si besoin :

Whereby

Un compte Whereby est créé en quelques minutes pour le créateur de la salle, et il n’est même pas nécessaire d’en avoir un pour participer à un appel. Whereby est simplement un outil de visioconférence qui n’installe rien sur votre poste, et qui vous permet de tenir un appel jusqu’à 4 personnes gratuitement. Tchat, partage d’écran, stickers pour le fun, rien ne manque. L’usage est immédiat.

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Miro

Pour aller plus loin, voire beaucoup plus loin, Miro propose un tableau blanc numérique avec une version gratuite. L’appel en conférence est donc possible, avec partage d’un environnement de travail en commun dans lequel toutes sortes de choses peuvent être partagées : penses bêtes, schémas, tableaux, et même documents pouvant être commentés ensemble directement dans le contenu. Difficile de lui trouver des limites, et l’usage reste très intuitif.

Travailler en équipe dans un espace pérenne

Le télétravail s’installe dans les habitudes? Avoir un espace de travail en équipe qui perdure dans le temps devient vite une nécessité. Dans ce domaine, la French Tech propose les outils parmi les meilleurs rapports usages/prix (nouvel indice Spectrum Benchmark, à découvrir dans l’édition 2020 disponible le 23 mars 2020!) pour travailler en équipe dans des interfaces simples et pratiques :

Atolia

Atolia capitalise sur la mise en scène de Slack, mais propose un panel d’outils collaboratifs en plus tout en gardent une simplicité d’utilisation dans une interface épurée. Atolia propose alors la création d’espaces d’équipes dotés d’abord d’un salon de conversation instantanée dans lequel on pourra partager différents types de ressources. Et si besoin, une base documentaire, un wiki et un outil de gestion de projet inter-équipes peuvent être déployés.

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Indice Spectrum Prix vs. Usages : 4/5

Shareplace

Shareplace nous propose des espaces de travail assez centrés sur le document au premier abord. On nous propose alors la création de dossiers, dans lesquels on pourra partager documents et travailler dessus ensemble, discuter autour, etc. Si des documents y sont partagés, l’outil trace leur évolution et saura même dire si un document finalisé a bien été envoyé par mail au client. Shareplace est à voir comme un mix intelligent entre un Drive et des salons de conversation. La solution propose en plus le tchat classique, l’édition de contenu collaborative (wiki) et même un début de gestion de projet.

SharePlace page

Indice Spectrum Prix vs. Usage : 4/5

Talkspirit

Talkspirit a une identité de base de réseau social d’entreprise. Les espaces d’équipes proposent d’abord le partage de ressources dans un flux d’activité. La conversation instantanée, est ailleurs mais bien mise en avant. L’outil est résolument tourné vers le collaboratif et propose tous les essentiels dans une interface bien pensée : travail sur le contenu ou les documents, partage de connaissances, visioconférence avec partage d’écran, etc.

7 outils pour faciliter la collaboration au sein de votre ...

Indice Spectrum Prix vs. Usages : 5/5

Spectrum Benchmark 2020, une analyse du marché des solutions collaboratives

L’édition 2020 du Spectrum Benchmark dédié à l’outillage collaboratif transverse approche à grands pas, et sera disponible au téléchargement le mardi 24 mars! Un webinar aura lieu le 28 avril à 14h30, et le livret sera consultable au Salon Digital Workplace à partir du 27 mai.

Spectrum Benchmark 2020 présente plus de 35 solutions : Chatops, réseaux sociaux d’entreprise, moteurs d’intranet, tableaux blancs numériques, suites collaboratives, etc. Les solutions sont présentées à travers des fiches techniques et des infographies.

De cette édition se dégage quelques tendances.

Une offre de plus en plus packagée en SaaS.

Cette année et pour la première fois, Spectrum benchmark s’intéresse uniquement à l’offre distribuée sur le cloud. Inutile pour cela d’écarter des produits, toutes les solutions analysées dans le passé ont une offre cloud, même celles historiquement positionnées sur une installation on premise notamment pour celles capables d’usages intranet, un domaine qui nécessite un travail d’intégration et de personnalisation important. C’est maintenant quelque chose qui peut être fait sur une offre cloud. 

Par exemple, Atlassian met de plus en plus en avant son offre Cloud pour Confluence, avec un marché d’applications compatibles SaaS grandissant. Jalios également propose maintenant une offre isofonctionnelle clé en main sur le cloud. Le modèle SaaS impose encore des limites, mais cela facilite le travail de maintenance d’un éditeur, et de plus en plus la personnalisation est possible en restant sur un socle fonctionnel unique pour toute la clientèle. 

C’est un confort indéniable pour l’éditeur, mais également pour les organisations. De plus en plus, les longs projets de mise en place d’outils collaboratifs font partie du passé. Le déploiement doit être rapide. S’il ne l’est pas, le “Shadow IT” se charge d’équiper les collaborateurs de manière désordonnée. La mise en place d’outils collaboratifs peut vite devenir un travail de tri de solutions, et d’analyse d’usages déjà en place pour donner de la cohérence et une gouvernance globale. Alors plus que jamais, un projet outillage collaboratif et même d’intranet doit être rapide, quitte à faire des concessions sur la personnalisation.

Aujourd’hui, souscrire à l’offre Office 365 quand on est utilisateur de la suite logicielle bureautique Microsoft se fait en quelques clics, et des usages collaboratifs modernes peuvent éclore dans la foulée. Heureusement pour la concurrence l’offre a ses limites, mais pour les combler, il faut aussi savoir se déployer rapidement. C’est ainsi que des solutions comme Lumapps, Powell ou Lively (entre autres!) proposent des déploiement intranet / digital workplace personnalisés rapides. Il faut parfois faire des concessions sur les besoins spécifiques, mais ça ne sera jamais le cas sur la productivité, et l’efficacité des usages. 

L’offre Cloud est une offre spécialisée, et focalisée sur la productivité. Ne plus travailler sur une réponse à des besoins spécifiques et une maintenance de différentes versions, l’éditeur travaille plus à l’optimisation d’une offre unique, au service de l’expérience utilisateur. Le marché tend vers ça, et plus que jamais, il s’agit de faire le bon choix, car ce n’est pas l’outil qui s’adaptera pour répondre aux spécificités organisationnelles et techniques des organisations.

L’IA se cherche encore pour l’offre collaborative

L’Intelligence Artificielle fait couler beaucoup d’encre dans de nombreux domaines, et celui du logiciel d’entreprise ne fait pas exception. Si celle ci est clairement palpable dans l’offre ECM (cf. Spectrum Benchmark ECM 2020), on l’attend encore concrètement  dans l’outillage purement collaboratif qui nous intéresse ici. Google nous offre l’écriture prédictive dans les mails, les suites bureautiques en ligne se dotent parfois de quelques notions d’apprentissage machine bienvenues quoi que pas si révolutionnaires, le contenu partagé est facilement reconnu pour un classement plus efficace, etc. La productivité de l’individu peut être améliorée par ces innovations, mais le travail collaboratif lui même l’est il vraiment?  Pour cela des automatismes peuvent être programmés (Slack, Cliq, …). Il ne s’agit plus vraiment d’intelligence artificielle puisque ce sont des actions précises programmées, mais qu’importe, les connecteurs avancés (bots, … ) des chatops restent d’une aide précieuse pour la productivité quand il s’agit de jongler entre les outils spécialistes.

Selon nous, l’IA dans le logiciel collaboratif c’est l’apprentissage machine, cette autonomie à apprendre de l’utilisateur, d’une organisation pour proposer des actions, générer des automatismes pertinents. Aujourd’hui, difficile de trouver un acteur de ce domaine. Un début de réponse émerge cependant de la solution Share.Place, un outil simple et très conversationnel pour travail autour du document. Une solution qui propose de remplacer un nombre trop importants d’outils trop spécialisés et trop déconnectés (Drive, Chatop, prise de notes, … ) pour une facturation démesurée. L’évolution de ce jeune outil n’est pas pour l’instant la fonctionnalité, mais l’apprentissage machine! La solution apprend en effet de vos habitudes de partages et de travail sur vos différents types de documents pour vous proposer des raccourcis fonctionnels. Une proposition d’action évite plusieurs clics. Et imaginons un collaborateur qui quitte l’entreprise : les process, eux, restent sans avoir à les formaliser vraiment.

l’IA dans le collaboratif a différentes formes, pour l’instant plus au service de l’individu, et bientôt plus au service des process collaboratifs. Maintenant plus que mature sur ces interfaces et ses fonctionnalités, l’offre collaborative a beaucoup progressé sur son ouverture aux autres avec des connecteurs toujours plus puissants, mais commence seulement son chemin vers des logiciels réellement doués d’IA. Chaque instance d’une plateforme deviendra unique plus par son apprentissage des process internes que par son paramétrage et ses couleurs. 

L’IA a encore du mal à trouver sa place dans l’outillage collaboratif, alors qu’elle assoit ses usages ailleurs notamment dans l’ECM. On constate des expérimentations ici et là parmi les géants et start up innovantes. D’autres sont plus attentistes, pour voir quelle place donner à l’IA au service de la productivité. Aujourd’hui, c’est encore la qualité des interfaces et les connecteurs qui va optimiser le potentiel de gain de productivité des outils. 

La connectivité avec Office 365 comme prérequis

Le succès de la suite collaborative de Microsoft n’est plus à démontrer. Fort d’une situation de monopole sur les logiciels bureautique, l’éditeur n’a aucun mal à imposer toute sa suite de solutions collaboratives, souvent de qualité, Teams en tête. Ce dernier contribue fortement au progrès d’Office 365 sur le marché. Ainsi pour la concurrence, la question n’est plus systématiquement de proposer des alternatives, mais de donner un maximum de compatibilité et d’interopérabilité pour proposer quelque chose “en plus” plutôt que quelque “à la place”. 

Office 365 est un excellent rapport usages/prix (cf paragraphe pricing), idéal pour un début d’outillage collaboratif, mais on pourra lui trouver rapidement ses limites, notamment pour animer un site intranet, ou aller plus loin dans la collaboration sur des contenus autres que le document bureautique, cher à Microsoft qui centre beaucoup son offre autour de ça. Au delà de la connexion à la base utilisateur, la concurrence propose très souvent un connecteur Sharepoint et surtout OneDrive pour capter la base documentaire et déporter certains usages. Les éditeurs proposent également de rajouter du lien entre les solutions Office encore très cloisonnées dans leurs interfaces et même les fonctionnalités. Lively Software, Powell Software ou Lumapps en font leur spécialité, chacun à sa manière (voir les fiches solutions). Office devient le socle fonctionnel de l’intranet et de l’outillage collaboratif. Jalios, également acteur généraliste mais plus en concurrence de Microsoft, progresse nettement dans sa connectivité avec Office.

Mais la concurrence s’attaque également à Office de manière beaucoup plus frontale, sans oublier que c’est Microsoft qui a imposé son format de fichier. Mais ce n’est que depuis 2019 que l’ensemble des principales suites collaboratives du marché sont compatibles avec le format microsoft. Google a longtemps essayé d’imposer son propre format, souvent incompatible avec celui de Redmond. Zoho, et le dernier venu OnlyOffice sont d’excellents éditeurs pour créer des documents Office. Enfin, l’utilisateur n’a plus à se poser la question de la compatibilité, et la propriété du format Microsoft n’est plus un argument pour choisir telle ou telle solution. OnlyOffice, typé Open Source, aura l’avantage d’offrir une grande ouverture à l’intégration, en plus d’une offre logicielle à la hauteur de celle de Microsoft. C’est pourquoi on retrouve de plus en plus souvent cette solution chez les éditeurs souhaitant inclure l’édition collaborative en ligne de documents Word, Powerpoint ou Excel dans leur offre. Des éditeurs comme Jamespot, Atolia, Share.Place et bien d’autres proposent des alternatives et des compléments à l’offre Office 365 sans oublier l’édition de documents en ligne, un point fort de Microsoft qui n’a aujourd’hui plus cette exclusivité. 

La concurrence s’organise et parfois se ligue pour offrir des alternatives plus intéressantes. Si la qualité de l’offre Office 365 est bien réelle, l’offre peut s’avérer insuffisante ou inadaptée. Aujourd’hui l’offre du marché est suffisamment riche et compatible avec les documents Microsoft pour être considérée face à Office 365.

Spectrum benchmark ECM 2020, disponible dès maintenant!

En ce tout début d’année 2020, Spectrum Groupe vous propose la lecture de son nouveau livre blanc, dédié à l’analyse du marché ECM.

En 2020, Spectrum Groupe propose l’analyse de 8 solutions représentatives d’un marché diversifié en termes d’usages et de positionnements. On retrouve les principaux acteurs comme Alfresco, IBM, Nuxeo, ou Sharepoint acteurs historiques de la GED, Liferay pour sa plus large gestion de contenus, Jalios pour une approche collaborative, Intrexx et son approche métier, et enfin Neoledge Elise pour son souci de l’expérience utilisateur.

L’étude 2020 revient sur les avancées en termes d’intelligence artificielle, et de manière plus générale, sur le confort apporté à l’utilisateur pour sécuriser l’usage de ce type de plateformes qui peut rendre de grands services aux entreprise quand elles sont bien utilisées. Nous pensons que la transformation numérique des organisations passe par un confort d’utilisation, et des automatismes qui vont assister l’utilisateur dans le changement de ses pratiques documentaires.

On y trouvera par ailleurs la réponse de chacun aux principaux modules fonctionnels récurrents dans le domaine de l’ECM : la capture, la GED, le travail collaboratif, la publication de contenu, le workflow. Chaque solution possède ses spécialités, c’est ce que l’étude vise à expliciter.

Spectrum Groupe vous souhaite une très bonne lecture et reste à votre disposition pour tout complément d’information !